2014年11月14日

イベントボラさんの1日はこんな感じ

3週連続で同じネタで非常に申し訳ないが、
今週は11月2日に実施した
エファジャパン設立10周年記念イベントの裏側を少し。

エファジャパンは、これまで団体設立記念イベントを
1周年、2周年、3周年、5周年と4回実施してきた。

2周年が大石芳野さんの写真展だった以外は
全て映画上映&対談という今回と同じ内容で、
それなりに経験を積んできた形。

それでも、5年ぶりの主催イベント開催は
ぎりぎりまでスタッフで相談したり、確認したり、
心配も緊張もありつつの一大イベントで、
約120名のお客様の参加をいただき滞りなく終了した今回は
十分成功だったと言えるのではないかと思う。

さて、イベント開催にあたり、
エファの東京スタッフは事務局長を含め3人(+アドバイザー氏)。

この規模のイベントを運営するには全く人手が足りないので
毎回ボランティアさんを募集しお手伝いいただいている。

このたびのイベントでは10名を募集したところ、
募集開始から1週間で定員がうまり受付終了に。

事前に一度打ち合わせ(&顔合わせ)のために
エファ事務局での説明会にお越しいただき
(参加できない方には資料を送付)
イベントの流れやボランティアさんの役割分担を説明したら、

…あっという間に当日に。


エファジャパンのイベントでボランティアさん達が果たす役割は大きい。

事前の会場設営
会場の外へ出ての案内誘導
チケット販売、受付、
飲食、喫煙、トイレなどの施設案内
会場内での座席案内
対談時質疑応答のマイクまわし
写真撮影
ビデオ撮影
対談録音

あたりが主なところか。

事前の説明会1時間と当日の打ち合わせだけで
これらを時間差で何役もこなしていただくことになる。



まずは集合(11:00)

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ここで説明会に参加できなかった方も含め
初全員顔合わせで再度全体の流れと注意事項を確認。

学生さんからシニアまで、
ボランティア初体験の方から色んな団体で経験しているベテランさん、
エファジャパン事務局ボラの常連さん、
エファジャパン初参加の方からエファジャパン会員・関係者まで、
見事に様々な背景のみなさんが集まった。


その後、二手に分かれて会場設営。

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大体の設営が終わったら、
控え室として借りた視聴覚室でみんな一緒にお昼ご飯。

DSC_3090.jpg

会場のホールを借りた東京ウィメンズプラザ内の
フェアトレードショップが出しているネパールカレー。

DSC_3089.jpg
なかなか美味


今回のイベントボランティアは交通費なども
ボランティアのみなさんに自己負担していただいているのだが、
ボランティア保険と当日のお昼はエファジャパンが提供。


ありがたいことに、13:00の開場より前から
「チケットありますか?」と訪ねてこられる方もいて、
数分早めに、いざ開場!

IMGP6245.JPG
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東京ウィメンズプラザは場所がちょっと分かりづらいので
表の大通りと、会場へ降りるエスカレーターの前でも案内。

IMGP6250.JPG
即席サンドイッチマン


来場のお客様は、8割が事前にチケットを入手していただいていて、
当日の購入は30名弱。

おかげさまで当日券販売もスムーズに進み、
見事時間どおりに開演へ。

映画『世界の果ての通学路』

event_10th_title_s.jpg

映画上映中はボランティアのみなさんも会場内で鑑賞。

その間、遅れて来場する方がいるかもしれないので
すでに映画を観たスタッフが会場の外で受付待機(しつつ座って休憩)。


映画終了後休憩をはさんで、対談へ。

IMGP6294.JPG

写真撮影・ビデオ撮影・音声録音フル稼働で、
質疑応答ではマイクまわし担当が活躍。

観客は、メインはいわゆる大人のみなさんだが、
親子連れも数組、学生さんにも結構な割合で来ていただいた。

質疑応答ではそれぞれ独自の視点からの質問があり、
興味深いやり取りに。


そして閉幕。

ボランティアのみなさんはお客様の退場と共に
アンケート回収と出口案内で接客を終えたら、
17:00までに完全撤収するため片付け開始。

ゴミも全て持ち帰らないといけないため
何もかもをダンボールに詰めて近所のコンビニから発送し、
閉館の音楽にお尻を叩かれながら会場を後にしたら全て終了!

事前にちょっとした打ち合わせだけなのに
ボランティアのみなさんは涼しい顔で
終日スムーズな仕事ぶり。

エファジャパンはいつもボランティアの方々に恵まれているな
と改めて実感するスタッフ一同。


というところで、
せっかくなので付近のお店で(時間が早いので貸切!)
理事長、顧問、事務局長以下事務局スタッフ・関係者と
ボランティアのみなさんで楽しく打ちあがりましたとさ。

DSC_3094.jpg

DSC_3095.jpg
ハンソン顧問の珍味(ヘビやらカエルやら)話は
面白いような気持ち悪いような?

ボランティアのみなさん、ご協力ありがとうございました!
(宮)



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